Implementacja systemu GMP(ang. Good Manufacturing Practice) to trudny, pracochłonny, kosztochłonny i ambitny kamień milowy w rozwoju firmy. Konieczność wdrożenia i certyfikowania systemu GMP jest dla firm wytwarzających na jakimkolwiek etapie produkty lecznicze (może to być pełny proces wytwarzania z kontrolami aż po certyfikację bądź tylko pakowanie lub badanie czystości mikrobiologicznej), badane produkty lecznicze oraz substancje czynne – API (z ang. active pharmaceutical ingredient). Również producenci substancji pomocniczych dla produkcji leków mogą się starać o certyfikację GMP. Nie jest to jednak obligatoryjne, a służy bardziej podniesieniu jakości i prestiżu firmy. GMP może być wdrażane w całej firmie lub wydzielonych działach organizacji.
Może to być etap, związany z naturalnym kierunkiem rozwoju i komercjalizacji start-upu lub dywersyfikacja wytwarzanych produktów w większym przedsiębiorstwie produkującym wyroby w innych kategoriach branż regulowanych. Jak widać zarówno motywacja i potrzeba wdrożenia GMP, jak i wielkość i złożoność przedsiębiorstwa decydującego się na ten krok mogą się diametralnie różnić. Pewne jest jednak, że bez względu na różnice organizacji, muszą one ponieść bardzo podobny wysiłek by spełnić minimalne wymagania GMP. Tyczy się to zarówno nowej wytwórni produktów leczniczych jak i laboratorium badającego jeden parametr specyfikacji.
Tekst nie będzie opisywał formalności związanych z komunikacją z Głównym Inspektoratem Farmaceutycznym oraz pominie kwestie związane z rejestracją produktów leczniczych. Opisany będzie natomiast sposób wdrożenia systemu GMP, przy wsparciu chmurowych systemów zarządzających dokumentacją takich jak np. produkty firmy Valut czy Extendo. Bez względu na decyzję biznesowo-jakościową czy system będzie wspierany przez narzędzie typu DMS (Document Management System) czy procedury będą zarządzane w tradycyjny – papierowy sposób, wytwórca musi spełnić te same podstawowe wymagania. Zakres postulatów jest nakreślony w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania wraz z późniejszymi zmianami (zwana później Rozporządzeniem GMP).
Dokument ten jest wiernym tłumaczeniem regulacji obowiązujących na terenie EU. Poza powyższym dokumentem wymagania mogą również pochodzić z prawodawstwa USA – Code of Federal Regulations (CFR), komunikatów European Medicines Agency (EMA) czy norm ISO. Poza standardowymi (obligatoryjnymi) wymaganiami GMP są też specyficzne jak np. dla produktów jałowych, weterynaryjnych, biotechnologicznych czy leków roślinnych.
Po podjęciu decyzji o wdrożeniu GMP należy dokładnie ocenić czy zasoby oraz wiedza zespołu są wystarczające do realizacji tego celu. Warto również rozważyć możliwość wsparcia procesu przez zewnętrzne organizacje. Takie wsparcie może obejmować przeprowadzenie audytu weryfikującego obecne procesy i pomieszczenia pod kątem zgodności z GMP, pomoc w opracowaniu wybranych dokumentów lub kompleksowe wdrożenie GMP. Wybór modelu współpracy powinien być uzależniony od dostępnych środków finansowych, wymagań merytorycznych oraz założonych terminów realizacji projektu.
Na potrzeby dalszej analizy sprecyzowana zostanie konkretna firma, pozwoli to na ograniczenie liczby potencjalnych zmiennych. Przykładem do rozważań jest start-up, który opracował technologię wytwarzania API i planuje jej rozwój w kierunku komercyjnej produkcji. Projekt zakłada budowę nowego obiektu, wyposażenie go w instalacje krytyczne i urządzenia. W ramach obiektu mają funkcjonować magazyny, obszary produkcyjne, laboratoria oraz strefy socjalne, biurowe i związane z utrzymaniem ruchu.
Personel firmy to głównie osoby zaangażowane w rozwój start-upu, które posiadają wiedzę na temat technologii wytwarzania i badań, jednak ich doświadczenie w pracy w przemyśle farmaceutycznym jest ograniczone. Przyszły wytwórca wybrał firmę oferującą kompleksowe wsparcie: wdrożenie GMP, przeszkolenie personelu, pomoc przy kwalifikacjach i walidacjach, a także wsparcie w trakcie audytów i inspekcji przeprowadzanych przez GIF.
Pierwszym etapem pracy powinno być zweryfikowanie projektu wytwórni, tak aby spełniał on wymagania dla GMP planowanej działalności (np. inne dla laboratorium mikrobiologicznego, inne dla wytwórni niejałowej). Wsparcie merytoryczne powinno być kontynuowane podczas inwestycji i wyposażania wytwórni. Prace to mogą być wspierane przez konsultanta w sposób nieformalny lub w ramach konkretnych kwalifikacji, np. kwalifikacji mediów czystych (np. czyste sprężone powietrze). Samo wsparcie w projektowaniu, wykonaniu i wyposażeniu inwestycji to temat wymagający oddzielnego tekstu. Równolegle z pracami budowlano-technologicznymi powinien powstawać system GMP. Są to tematy niekolidujące i zazębiające się.
Po stronie inwestora jest wytypowanie osób reprezentujących główne działy, weryfikujących powstające SOPy pod kątem merytorycznym, zgodnością z technologia i predyspozycjami pracowników. Po stronie konsultantów jest opracowanie dokumentów zgodnych z wymaganiami prawnymi, branżowymi standardami i trendami GMP. Jest to krytyczny moment pod kątem wyboru sposobu zarządzania dokumentacja systemową. Można wybrać opcję z systemem papierowym (procedury, instrukcje systemowe w wersji papierowej) lub wesprzeć się systemem komputerowym (np. chmurowym rozwiązaniem). Obie opcje mają swoje wady i zalety, a wybór jednej z nich jest zależny od wielkości firmy, finansów, złożoności procesów i kadry.
Główne cechy systemów zostaną przedstawione poniżej.
System papierowy | Elektroniczny system DMS – rozwiązanie chmurowe | |
Zalety | – Mniejszy koszt przy uruchomieniu – Brak konieczności walidacji systemu – Bardziej elastyczne możliwości zmian w systemie – Łatwiejsza do udowodnienia integralność danych | – Gotowa metodologia procesów jakościowych jak CAPA, Kontrola zmian. – Możliwość podpisywania elektronicznego – zdalnie. – Automatyczne, zachowują integralność danych prowadzenie i dokumentowanie procesów GMP (rejestry, CAPA, Kontrola zmian). – Bardzo sprawne zatwierdzanie, aktualizacja, dystrybucja i szkolenie z nowelizowanych dokumentów, bez względu na ilość użytkowników. – Utrzymanie systemu jest wspierane przez dostawcę systemu. – Zautomatyzowany sposób utrzymania aktualności dokumentacji (dystrybucja, przeglądy, szkolenia). |
Wady | Należy zaprojektować i uzgodnić podstawowe procesy jakościowe jak CAPA, Kontrola zmian. Konieczność podpisywania fizycznego dokumentów. Problematyczne prowadzenie i dokumentowanie procesów GMP (rejestry, CAPA, Kontrola zmian). Wymagające dużo pracy zatwierdzanie, aktualizacja, dystrybucja i szkolenie z nowelizowanych dokumentów, zwłaszcza przy dużej ilości uczestników. Zautomatyzowany sposób utrzymania aktualności dokumentacji (dystrybucja, przeglądy, szkolenia). Całe utrzymanie systemu spoczywa na użytkownikach. | – Większy koszt przy uruchomieniu. – Konieczność walidacji systemu. – Mniej elastyczne możliwości zmian w systemie, ograniczenia systemu, konieczność rewalidacji. |
Z powyższej tabeli można wywnioskować, że system papierowy jest tańszy do implementacji, nie wymaga konfiguracji i walidacji systemu przed startem jego działania. Może to być dobra opcja dla małej firmy (kilku użytkowników), znajdującej się w jednej lokalizacji (brak problemów z podpisywaniem), posiadającej kadry o dużej znajomości procesów GMP. Jest to mniejszy koszt wdrożenia, jednak dużo bardziej wymagający w utrzymaniu. Szala przechyla się w stronę narzędzia typu DMS w przypadku większej organizacji, z większą liczbą użytkowników, pracujących w różnych lokalizacjach, z mniejszą znajomością procesów GMP.
Przykład w różnicy opisany zostanie poniżej – nowelizacja procedury obowiązującej w kilku działach np. o odchyleniach.
System papierowy | Elektroniczny system DMS rozwiązanie chmurowe |
Nowelizacja dokumentu przez zespół opracowujący, komunikacja służbowa za pomocą np. maila. Brak zachowanego pełnego śledzenia propozycji zmian przez każdego z zespołu. | Nowelizacja dokumentu przez wyznaczony zespół. Komunikacja przez system DMS z zachowaniem pełnego śledzenia propozycji. |
Fizyczne podpisywanie dokumentu, kłopot przy nieobecnościach członków zespołu. | Elektroniczne podpisywanie dokumentu. Możliwość podpisania zdalnego, z innej lokalizacji. |
Pisemna aktualizacja rejestru dokumentacji. Kwestia śledzenia każdego wpisu w rejestrze powoduje trudności (np. ponowny wydruk nowej listy i zatwierdzenie). | Automatyczna nowelizacja Rejestru dokumentacji systemowej z pełną historią zmian. |
Ręczne stworzenie listy kopii nadzorowanych, fizyczne przekazanie nowych wersji, odebranie nieaktualnych, zebranie zapisów z tego procesu. Trudności w przypadku braku osób odpowiedzialnych. | Automatyczne dostarczenie dostępu do aktualnej wersji dokumentu, zablokowanie poprzedniego wydania zgodnie z listą dystrybucyjną. |
Podczas użytkowania możliwe zgubienie lub zniszczenie kopii. Wymagane wykonanie duplikatu wraz z tworzeniem zapisów przekazania. | Dokument zawsze jest dostępny zalogowanemu użytkownikowi systemu zgodnie z jego uprawnieniami. |
Wykonanie szkolenia z nowego wydania wszystkim użytkownikom. Problem przy pracy na kilka zmian czy absencjach pracowników. | Automatyczne rozesłanie informacji do użytkowników i komunikowanie konieczności zapoznania się z nowym dokumentem. Opcjonalnie informowanie przełożonemu o zaległościach. |
Kolejnym plusem systemów DMS (np. oferowanych przez Vault czy Extedo) są wgrane moduły do prowadzenia procesów GMP takich jak CAPA, Odchylenia, Kontrola Zmian, analizy ryzyka, szkoleń, prowadzenie różnych rejestrów czy nawet prowadzenia walidacji „paperless”. Dzięki tym funkcjom, po odpowiednim skonfigurowaniu procesów zgodnie z wewnętrznymi wymaganiami, możliwe jest ich sprawne i chronologiczne realizowanie. Obieg dokumentów staje się w pełni zautomatyzowany, co eliminuje ryzyko ich zagubienia w natłoku codziennych spraw lub w przepełnionej po urlopie skrzynce pocztowej.
W zależności od zakupionego pakietu/ modułu można również korzystać z systemów chmurowych do prowadzenia Pharmacovigilance, dokumentacji rejestracyjnej, dokumentacji do badań klinicznych, wprowadzić LIMS w laboratorium czy nawet certyfikować i zwalniać serie produktu na rynek. Dzięki prowadzeniu tych procesów w systemie chmurowym, jest pełna odtwarzalność zdarzeń, osoby odpowiedzialne otrzymują sygnał do pracy od razu (nie trzeba czekać na formalnego maila, telefon czy przyniesione dokumenty na biurko). Brak obecności w miejscu pracy również nie stanowi problemu, gdyż do wykonania zadania wystarczy dostęp do urządzenia połączonego z internetem i przeglądarki internetowej. Automatyczne alarmowanie o zadaniach do wykonania również przyspiesza proces i pomaga nie zapominać o wymaganych formalnościach.
Decyzja o wdrożeniu GMP w przedsiębiorstwie, ze względu na skalę przedsięwzięcia, nie jest przypadkowa. Inwestor musi sobie zdawać sprawę z sumy kosztów tej pracy. Dodatkowa inwestycja w system chmurowy typu DMS na pewno nie jest obojętny dla budżetu. W samym procesie implementacji GMP niekoniecznie się zwróci, porównując z alternatywnym papierowym systemem. Jednak przy większej ilości użytkowników wytwórcy i dłuższym czasie pracy korzyści zaczną przeważać nad nakładami. Pracochłonne nowelizowanie procedur i instrukcji w ramach HDN (Harmonogram działań naprawczych po inspekcji lub audycie) może się znacząco skrócić. Ma to znaczenie szczególnie przy wyśrubowanych terminach. Ilość osób pracujących z systemem kategorii DMS może być mniejsza w porównaniu z tradycyjnym papierowym systemem.
Również ilość błędów, odchyleń, zaniechań, ze względu na automatyzację, jest mniejsza. Aby sprawnie i szybko wdrożyć system GMP należy zapewnić odpowiednią ilość kadry o doświadczeniu i wiedzy w temacie oraz zapewnić niezbędne narzędzia (np. rozwiązania chmurowe wspierające proces). W przypadku braku wystarczających zasobów ludzkich warto rozważyć współpracę z podmiotami zewnętrznymi. Wsparcie wdrożenia może polegać na rzadkich konsultacjach lub pełnym opracowaniu i implementacji systemu GMP. Zależy od modelu biznesowego, preferencji inwestora, jego zasobach i zakładanym terminie realizacji.
Grzegorz Suwała
Senior Validation Specialist
